یکی از مهم‌ترین شروط برای ثبت شرکت و قانونی شمرده شدن آن، پرداخت بیمه برای کارکنان است. به عبارت دیگر بیمه کردن کارمندان و کارگران از اقدامات ضروری برای فعالیت هر سازمان و شرکت است. تفاوتی ندارد که شرکت خصوصی هستید یا فروشگاه زنجیره‌ای دارید. در صورتی که فرد یا افرادی در کسب و کار شما مشغول فعالیت هستند و حقوق مستمری برای آنان واریز می‌شود، باید لیستی از نام آنان را برای بیمه به سازمان تامین اجتماعی ارائه دهید و آنان را تحت پوشش بیمه درآورید.
اگر به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده‌اید و از مراحل ثبت نام بیمه آگاهی چندانی ندارید، ادامه مطلب را از دست ندهید. در این مطلب به شما پاسخ سوال «چگونه پرسنل خود را بیمه کنیم» را خواهیم داد.
دریافت کد کارگاهی تامین اجتماعی؛ اولین قدم برای ثبت نام بیمه
برای اینکه بتوانید لیستی دقیق برای پرداخت بیمه داشته باشید، ابتدا باید در بیمه تامین اجتماعی پرونده تشکیل دهید. در حقیقت بعد از ارائه مدارک مورد نظر و ایجاد پرونده، یک کد ده رقمی به شما اعلام می‌شود. این کد همان کد کارگاهی شما است که بدون آن قادر به بیمه کردن پرسنل خود نخواهید بود. کد کارگاهی یک شناسنامه کوچک برای کسب و کار شما است. به عبارت دیگر ثبت این کد در سیستم تامین اجتماعی نشان دهنده شعبه، نوع فعالیت و خلاصه‌ای از سوابق بیمه شما خواهد بود.
مدارک موردنیاز برای دریافت کد گارگاهی چیست؟
برای دریافت کد کارگاهی، نیاز به مدارک و مستنداتی دارید. برای اینکه فرایند منظم‌تر و ساده‌تری را طی کنید، می‌توانید این اسناد مالی و حقوقی را برای هماهنگی و سرعت بیشتر در نرم افزار حسابداری مالی مجموعه به صورت آرشیو نگهداری و در صورت لزوم از آن‌ها استفاده کنید. اگر شخص حقوقی هستید، باید مدارک زیر را برای تشکیل پرونده به بیمه تحویل دهید:
- جواز کسب معتبر
- اسناد مالکیت کارگاه
- پروانه تاسیس
- مجوز و تاییدیه‌های لازم از امور صنفی مرتبط
- کپی مدارک شنایی مدیر عامل مانند شناسنامه و کارت ملی
- تعهدنامه ارسال لیست اسامی کارکنان مجموعه برای پرداخت بیمه
- اساسنامه شرکت
- کد پستی و نشانی کارگاه
- فرم درخواست تشکیل پرونده
تایید بیمه تامین اجتماعی و ورود به سامانه ثبت نام
بعد از ارائه مدارک و انجام مراحل ابتدایی برای تشکیل پرونده، نمایندگان بیمه تامین اجتماعی اقدام به بررسی صحت اطلاعات و اسناد کسب و کار شما خواهند کرد. بعد ازتمام و تایید صحت اسناد توسط بازرس بیمه، پرونده شما به طور رسمی در بیمه تامین اجتماعی تشکیل می‌شود. در این مرحله می‌توانید وارد سامانه تامین اجتماعی که اطلاعات ورود آن به شما اعلام شده شوید و لیست کارکنان خود را برای بیمه ثبت کنید.
نام نویسی پرسنل در بیمه؛ قدم‌های اصلی برای تکمیل پرونده بیمه تامین اجتماعی
نام نویسی پرسنل در لیست بیمه در حقیقت مانند یک گزارش کامل و دقیق به بیمه تامین اجتماعی است. این لیست تعداد افراد بیمه شده، سوابق بیمه آنان و تاریخ شروع فعالیت افراد را با جزییات دقیق ثبت کرده و بخش مهمی از پرونده شرکت شما در بیمه تامین اجتماعی به حساب می‌آید. کامل و جامع بودن این لیست به معنی رعایت استانداردهای حسابداری و افزایش اعتبار شرکت شما خواهد بود. برای ثبت نام کارمندان در بیمه باید به نکات زیر توجه داشته باشید:
- کارمندانی که پیش از این سابقه بیمه داشته‌اند، نیاز به مراجعه حضوری ندارند و می‌توانند با ارائه کد ملی و کد پرونده بیمه تامین اجتماعی خود توسط افراد مالی شرکت به لیست مذکور اضافه شوند.
- افرادی که به تازگی مشغول فعالیت شدند، باید در قدم ابتدایی به طور جداگانه در بیمه ثبت نام و کد خود را دریافت کنند. سپس توسط کارفرما به لیست بیمه اضافه شوند
- کارفرما باید هرماه لیست پرسنل را طبق زمان بندی مشخص برای سازمان بیمه تامین اجتماعی و در سامانه اختصاصی آن ارسال کند
مراحل ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی توسط کارفرما
بعد از تکمیل لیست نام و مشخصات پرسنل، باید برای ارسال لیست بیمه تامین اجتماعی اقدام کنید. ارسال این لیست به صورت اینترنتی انجام می‌شود و نیازی به حضور شما در سازمان تامین اجتماعی نیست. به طور خلاصه مراحلی از ثبت لیست پرسنل در بیمه را بخوانید:
- به سامانه اینترنتی samt.tamin.ir وارد شوید و نام کاربری و رمز عبور مشخص شده در زمان ثبت نام را وارد کنید
- از بخش منوی عملیات گزینه بارگذاری لیست بیمه را انتخاب کنید
- اطلاعات تدوین شده مرتبط با مشخصات و نام کارکنان را در این بخش بارگذاری کنید
- برای ارسال لیست روی گزینه ارسال به شعبه کلیک کنید
با این مراحل ساده می‌توانید به سادگی اطلاعات لازم برای پرداخت بیمه پرسنل را در پرونده خود در سازمان تامین اجتماعی وارد کنید. همچنین برای ساده‌تر شدن فرایند ساخت لیست بیمه، می‌توانید با مراجعه به سایت اصلی سازمات تامین اجتماعی نرم افزار مرتبط با ساخت لیست بیمه را دانلود کنید.
استفاده از نرم افزار حسابداری برای تدوین اطلاعات بیمه پرسنل
استفاده از امکانات و لیست‌های اختصاصی در نرم افزارهای مالی و حسابداری اختصاصی سازمان نیز می‌تواند به شما در ساده‌تر کردن فرایند ثبت نام پرسنل در بیمه کمک کند. چراکه اطلاعات به صورت مدون برای هر فرد در سیستم وجود دارد و کافی است یک خروجی از این اطلاعات دریافت کنید تا ورود اطلاعات لیست بیمه سریع‌تر اتفاق بیفتد.
نرم افزار حسابداری سپیدارسیستم یک نرم افزار حسابداری دقیق و حرفه‌ای است که به شما در این مسیر و در تدوین همه فرایندهای مالی کمک می‌کند. با کمک امکانات منحصر به فرد این نرم افزار می‌توانید بخش مالی دقیق، حرفه‌ای و پر سرعتی داشته باشید.
برای خرید نرم افزار حسابداری یا کسب اطلاعات مختلف حوزه مالی به سایت سپیدارسیستم سر بزنید یا با شماره ۸۱۰۲۲۰۰۰-۰۲۱ تماس بگیرید.
